五款免費的 AI 辦公工具推薦：提升工作效率、自動化工作流程

近年來隨著 AI 浪潮的興起，大量介紹「如何將 AI 結合工作」或「如何與 AI 協作」等文章、影片、甚至付費課程，都如雨後春筍般出現。然而，我們認為基於不同的工作性質與習慣，公式化的 AI 協作模板很可能無法適用於所有工作情境。提供使用者彈性的整合 AI 工具才能真正融入不同的工作流程，解決工作中遇到的困難。

本篇文章我們分享五個免費的 AI 工具，都具有高度客製化的特性，大家可以依據自己需求選擇與試用，減輕重複性任務的負擔，將精力與時間聚焦於創造性與策略性的工作。

目錄

  • Zapier —跨平台自動化
  • Grammarly —英文文法與句型改寫
  • Tricuss —個人化助理
  • SlidesGo—簡報製作
  • ChatGPT—問答與聊天

Zapier —跨平台自動化

Zapier 是一個協助跨平台內容同步的線上化工具。透過使用者串接兩個或兩個以上的應用程式和服務，可以省去大量「複製與貼上」、「交叉比對」等重複性任務。

介面對於無程式撰寫能力的使用者友善，並涵蓋各式各樣市面上常用的應用程式，如：Google Workspace, Meta Business Suite, Notion, Asana, Slack 等。使用者可以根據自己的工作習慣，將需要互相切換的平台串接在一起，客製出適合自己工作流程的 "Zaps"，每一個 "Zaps" 代表一個整合的任務。

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舉例：在 Google Sheet 中創建資料的同時，自動從 Gmail 寄出提醒通知
Photo credit: Zapier

Grammarly —英文文法與句型校對

Grammarly 是一款協助文字拼寫糾正與語法修正的檢查工具。不同於過去我們熟悉的微軟文件（Microsoft Word）中的文字校對功能，Grammarly 讓使用者可以根據不同的使用情境設定不同的寫作風格，例如：商業、創意、日常等風格。AI 也會閱讀文章的前後文，提供最適合的慣用法建議。

Grammarly 支援瀏覽器外掛程式（extension），讓使用者在不同線上平台上都能產出出最精準的語句。

*Photo credit: Grammarly*
Photo credit: Grammarly

Tricuss —個人化 AI 助理

Tricuss 是一款能夠根據不同工作情境設定個人化 AI 助理的工具。同時，能夠串接符合使用者習慣的平台，例如：Google Calendar, Mircrosoft Outlook, Notion 等。值得一提的是，所有互動都可以在 WhatsAPP 聊天室 或 LINE 聊天室中完成，不需要額外下載 APP，隨時隨地都可以互動，就像在跟真的助理聊天一樣！

→💫 使用 Tricuss 個人化 AI 助理

利用 AI 翻譯助理，在 LINE 聊天室完成翻譯
利用 AI 翻譯助理，在 LINE 聊天室完成翻譯

目前最受歡迎的功能是 AI 行程助理，只要透過於聊天室中用文字輸入行程，就能一鍵完成行事曆、會議排程。不需要再手動建立行事曆，免去輸入錯誤、遺漏資訊、忘記建立行事曆的困難！

時常我們接收到的訊息會十分混雜，例如：同時夾雜會議時間、地點、大綱、寒暄、其他資訊的訊息，可以透過將訊息全部傳送給行程助理，協助您擷取重要的會議資訊並添加到行事曆。

在 LINE 聊天室就可以完成行事曆建立
在 LINE 聊天室就可以完成行事曆建立
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大量或各式複雜的會議資訊都可以交由 Tricuss AI 行程助理為您建立行事曆

→💫 使用 Tricuss AI 行程助理

SlidesGo AI Presentation—簡報製作

對於有大量簡報製作需求的朋友們應該對 SlidesGo 不陌生。原先網站上提供了大量免費的簡報模板提供下載，使用者可依據不同風格或場合選擇適合的模板。新推出的功能 SlidesGo AI Presentation 讓使用者透過輸入主題關鍵字、語氣、語言、頁數等，就能讓 AI 完成簡報製作。大量節省排版、圖片搜尋、文本撰寫的時間。

*Photo Credit: SlidesGo*
Photo Credit: SlidesGo

ChatGPT—問答與聊天

ChatGPT 免費版是一個基於 GPT-3.5 架構的語言模型，主要讓使用者透過自然語言（就是人類對話的語言模式）和 AI 互動，AI 能夠回答問題、解釋概念、提供建議等。時常被用於多種語言翻譯（遠比 Google 翻譯精準）、程式碼撰寫、大量文件排版、文章摘要等。所有你想得到的問題，都可以試試問 ChatGPT ；所有你想得到的工作，都可以試著交辦給 ChatGPT。

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需要注意的是，ChatGPT 就和你的助理、同事、主管一樣，交辦任務或工作的時候需要清楚明確的指示，才能精準生成您要的內容。所以，該如何輸入精準的提示(prompts)，推薦您閱讀：

→五個工作實用的 ChatGPT 指令 (prompt) 分享：AI 工作夥伴精準達成目標

能夠幫助您和 ChatGPT 有更好的互動！

如果你已經掌握了和 ChatGPT 互動方式，我們也推薦您使用 Tricuss 個人化 AI 助理，儲存您常用的指令（prompts），讓 AI 協作更有效率。

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以上就是我們的分享，「自動化 AI 工作流程 」、「AI 協作」已成為現今的趨勢。然而，對於不同的工作流程與情境很難套用唯一 AI 教學課程。所以我們建議大家先審視自身的工作流程，思考是否存在能夠交辦 AI 機器人協助的部分，通常是事務型工作（例如：回覆信件、簡易翻譯文件、歸納）、重複型工作（例如：建立行事曆、不同介面間資訊複製貼上），再選擇適合自己的 AI 工具，才能真正協助您加快工作效率！